Политика конфиденциальности
В этой политике мы объясняем, как Tallinn, Aiandi tn 7 korteriühistu обрабатывает персональные данные на сайте aiandi7.ee и в портале жильцов, какие файлы cookie мы используем и какие у вас есть права.
1.Ответственный обработчик и контакты
Ответственный обработчик персональных данных — Tallinn, Aiandi tn 7 korteriühistu (регистрационный код 80610014), адрес Aiandi tn 7, Mustamäe linnaosa, Tallinn, 12918.
По вопросам и запросам, связанным с персональными данными, обращайтесь в правление товарищества по электронной почте juhatus@aiandi7.ee. Товарищество не обязано назначать специалиста по защите данных; за защиту данных отвечает правление.
2.На что распространяется политика
Политика действует для публичных страниц сайта aiandi7.ee, портала жильцов (кабинета), раздела правления, веб-форм и писем, отправляемых через сайт.
Товарищество обрабатывает персональные данные и вне сайта (например, бухгалтерия, общие собрания, список членов) на основании Закона о квартирной собственности и квартирных товариществах, Закона о бухгалтерском учёте и устава. Запись и хранение видеозаписей системы видеонаблюдения дома регулируются порядком видеонаблюдения товарищества; на сайте обрабатываются только запросы на просмотр записей и их журнал.
3.Какие данные мы обрабатываем и зачем
Учётная запись в портале жильцов и вход
- Чьи данные
- Собственники квартир и их представители, члены правления и администраторы.
- Данные
- Имя, e-mail, телефон (необязательно), квартира и дата начала владения, роли, предпочитаемый язык, настройки уведомлений, время последнего входа. При входе: хеш одноразового кода, IP-адрес запроса кода, IP-адрес и идентификатор браузера (user agent) сессии.
- Цель
- Безопасный вход без пароля (код действует 15 минут), доступ только к данным своей квартиры, связь товарищества с членами.
- Правовое основание
- GDPR ст. 6 п. 1 подп. b и c — членство и обязанности товарищества по Закону о квартирной собственности и квартирных товариществах и уставу; для журналов безопасности ст. 6 п. 1 подп. f — законный интерес в защите учётных записей от злоупотреблений.
Обращения в правление
- Чьи данные
- Жильцы и другие лица, которые пишут через портал, через контактную форму правлению или на e-mail товарищества.
- Данные
- Имя, e-mail, телефон (если указан), квартира, тема, сообщения и приложенные файлы (например, фото), статус и ответы правления. Письма на адрес товарищества (включая вложения) автоматически превращаются в обращения.
- Цель
- Регистрация, решение обращений и ответы на них; уведомление членов правления о новых обращениях.
- Правовое основание
- GDPR ст. 6 п. 1 подп. b и c (рассмотрение обращений членов в рамках обязанностей товарищества); для других отправителей ст. 6 п. 1 подп. f — законный интерес отвечать на полученные письма.
Контактная форма управляющему домом
- Данные
- Имя, e-mail, телефон (необязательно), тема и сообщение.
- Цель
- Сообщение отправляется по e-mail напрямую управляющему домом (Olemar OÜ); в базе данных сайта оно не сохраняется.
- Правовое основание
- GDPR ст. 6 п. 1 подп. f — законный интерес в управлении домом и ответах на запросы.
Запросы на просмотр видеозаписей
- Чьи данные
- Жилец, подавший запрос, члены правления, рассматривающие его, участники просмотра.
- Данные
- Запрошенный период, причина, отметка об обращении в полицию и номер дела, согласованное время просмотра, результат и участники, заметки правления, передача копии полиции или страховой компании (получатель, время, ссылка), журнал событий.
- Цель
- Организация и документирование просмотров, чтобы каждый просмотр и каждая передача были прослеживаемы. Копии записей жильцам не выдаются.
- Правовое основание
- GDPR ст. 6 п. 1 подп. f — законный интерес в безопасности людей и имущества и в контроле доступа к записям; при передаче правоохранительным органам ст. 6 п. 1 подп. c.
Объявления
- Чьи данные
- Жилец или гость без входа, подавший объявление.
- Данные
- Текст и фото объявления, контактные данные, которые вы решили опубликовать (e-mail, телефон, WhatsApp, Telegram); у гостей также имя, e-mail, телефон и IP-адрес отправки.
- Цель
- Публикация объявлений на доске дома, проверка гостевых объявлений правлением, уведомление автора и защита от спама.
- Правовое основание
- GDPR ст. 6 п. 1 подп. b — оказание услуги по вашему запросу; для IP-адреса ст. 6 п. 1 подп. f — законный интерес в предотвращении злоупотреблений.
Заявление нового владельца
- Чьи данные
- Новые собственники квартир и представители компаний.
- Данные
- Номер квартиры, дата начала владения, имена, e-mail и телефоны владельцев, доля, название и регистрационный код компании, данные представителя, выписка из крепостной книги (файл), примечания, время согласия, IP-адрес отправки, решение правления и его обоснование.
- Цель
- Проверка смены собственника, обновление списка членов и предоставление новым владельцам доступа к порталу.
- Правовое основание
- GDPR ст. 6 п. 1 подп. c — обязанность вести учёт членов по Закону о квартирной собственности и квартирных товариществах; ст. 6 п. 1 подп. b — членство.
Уведомления по электронной почте
- Данные
- Имя, e-mail, предпочитаемый язык, настройки уведомлений и идентификатор ссылки для отписки в один клик.
- Цель
- Сообщения о новых документах, новостях и объявлениях, изменения статуса ваших обращений и заявлений, коды входа.
- Правовое основание
- Служебные письма (код входа, ответ на обращение) — GDPR ст. 6 п. 1 подп. b. Уведомления о новых документах, новостях и объявлениях — ст. 6 п. 1 подп. f; от них можно отказаться в любой момент по ссылке в конце каждого письма или в настройках профиля.
Документы и новости
Документы товарищества в портале (например, протоколы собраний, отчёты) могут содержать персональные данные. Если не указано иное, они доступны только вошедшим в систему членам. Основание: GDPR ст. 6 п. 1 подп. c (информирование членов по закону и уставу).
Доступ к превью сайта
Если сайт защищён паролем, после ввода правильного пароля сохраняется cookie, запоминающий доступ. Он не содержит ни пароля, ни персональных данных.
Безопасность и технические журналы
Веб-сервер ведёт технические журналы (IP-адрес, время, запрошенный адрес, идентификатор браузера) для обеспечения работы сервиса и обнаружения атак. Основание: GDPR ст. 6 п. 1 подп. f — законный интерес в информационной безопасности.
5.Внешний контент и ссылки
- YouTube (Google Ireland Ltd): видео загружается с домена youtube-nocookie.com с улучшенной конфиденциальностью и только с вашего согласия. При загрузке Google получает ваш IP-адрес и может сохранить cookie; см. политику конфиденциальности Google.
- Карты и маршруты: ссылки на странице района открывают Google Maps или OpenStreetMap только после вашего клика. Время в пути рассчитывает наш сервер, ваши данные не передаются.
- Изображения: фото новостей и объявлений, как правило, хранятся на нашем сервере. Если изображение добавлено с внешнего адреса, оно загружается прямо с того сервера, и он видит ваш IP-адрес.
- WhatsApp, Telegram, e-mail и телефон: кнопки контактов в объявлениях открывают приложение только по вашему клику.
6.Получатели и уполномоченные обработчики
Доступ к персональным данным имеют члены правления и администраторы в объёме, необходимом для выполнения их задач. Данные не продаются и не передаются третьим лицам для маркетинга.
- Поставщики хостинга и почтовых услуг в Европейском союзе — серверы, база данных, резервные копии и отправка писем (уполномоченные обработчики).
- ITABIKS (itabiks.ee) — разработчик и техническое обслуживание сайта (уполномоченный обработчик), который в ходе обслуживания может иметь доступ к данным.
- Управляющий домом Olemar OÜ — сообщения контактной формы, адресованные управляющему, и обращения, связанные с обслуживанием дома.
- Полиция и страховые компании — копия видеозаписи и связанные данные только в рамках производства или страхового случая.
- Государственные органы, суд, аудитор/ревизор — если это требуется по закону.
Уполномоченные обработчики действуют только по указаниям товарищества на основании договора, обязывающего их обеспечивать конфиденциальность и безопасность данных.
7.Передача данных за пределы Европейской экономической зоны
Мы сознательно не передаём персональные данные за пределы ЕЭЗ. Исключением может быть загрузка видео YouTube с вашего согласия — в этом случае действуют условия передачи данных Google (в том числе Рамочная программа защиты данных ЕС–США и стандартные договорные условия).
8.Сколько времени мы храним данные
Мы храним данные только столько, сколько необходимо для цели или требуется по закону. После этого данные удаляются или обезличиваются.
| Данные | Срок хранения |
|---|---|
| Код входа | Действует 15 минут; запись кода (хеш, IP-адрес, время) — до 12 месяцев |
| Сессия входа | Cookie — до 30 дней; запись сессии (IP-адрес, браузер) — до 12 месяцев |
| Учётная запись и профиль жильца | Пока длится членство / владение; после этого учётная запись закрывается, а данные удаляются в течение 12 месяцев, кроме данных, необходимых для исполнения закона или требования |
| Обращения и их файлы | 3 года после закрытия обращения |
| Контактная форма управляющему | На сайте не хранится; письмо остаётся в почтовом ящике управляющего на его условиях |
| Запросы на просмотр видео и журнал | 1 год после закрытия запроса; если копия передана полиции или страховой компании — до окончания производства. Сами записи хранятся согласно порядку видеонаблюдения |
| Объявления | До удаления объявления; удалённые или отклонённые объявления вместе с контактами гостя и IP-адресом — до 6 месяцев |
| Заявление нового владельца и выписка из крепостной книги | До 3 месяцев после решения правления; данные утверждённых владельцев вносятся в список членов и хранятся, пока длится владение |
| Идентификатор отписки и настройки уведомлений | До удаления учётной записи |
| Технические журналы сервера | До 90 дней |
| Документы товарищества | Согласно закону и уставу (например, первичные бухгалтерские документы — 7 лет) |
| Cookie | См. таблицу cookie |
9.Ваши права
Согласно Общему регламенту по защите данных (GDPR) вы имеете право:
- получить информацию и копию обрабатываемых о вас данных;
- потребовать исправления неточных данных (имя, телефон, язык и уведомления можно изменить и самостоятельно в профиле портала);
- потребовать удаления данных, если для их обработки больше нет основания;
- потребовать ограничения обработки;
- возразить против обработки, основанной на законном интересе, в том числе отказаться от писем-уведомлений;
- получить предоставленные вами данные в машиночитаемом формате (переносимость данных);
- в любой момент отозвать согласие (например, в настройках cookie) — это не влияет на законность прежней обработки.
Эти права не абсолютны: например, мы не можем удалить данные, которые обязаны хранить по закону или которые нужны для предъявления или защиты правовых требований.
10.Как воспользоваться правами
Отправьте запрос по электронной почте juhatus@aiandi7.ee. Мы ответим не позднее чем через месяц; для сложных запросов срок может быть продлён ещё до двух месяцев, о чём мы сообщим. Перед выдачей данных мы можем попросить подтвердить вашу личность (например, ответить с адреса e-mail, привязанного к учётной записи портала, или прислать запрос с цифровой подписью).
11.Подача жалобы
Если вы считаете, что при обработке ваших данных нарушены ваши права, просим сначала обратиться в правление — мы постараемся быстро решить вопрос.
Вы всегда вправе подать жалобу в Инспекцию по защите данных Эстонии (Andmekaitse Inspektsioon): Tatari 39, 10134 Tallinn, e-mail info@aki.ee, www.aki.ee, или обратиться в суд.
12.Автоматизированные решения
Мы не принимаем автоматизированных решений и не занимаемся профилированием. Решения по объявлениям и заявлениям новых владельцев всегда принимает член правления.
13.Меры безопасности
- Соединение зашифровано (HTTPS); cookie сессии имеют флаги HttpOnly и Secure.
- Вход без пароля по одноразовому коду с ограничением попыток и запросов; коды и токены сессий хранятся только в виде хешей.
- Доступ по ролям: жилец видит только данные своей квартиры, данные правления доступны только членам правления.
- Выписки из крепостной книги хранятся вне публичной веб-папки и доступны только правлению.
- Просмотры и передачи видеозаписей журналируются.
- Регулярное резервное копирование и обновление программного обеспечения.
14.Изменения политики
Мы можем изменять политику при изменении обработки данных или законодательства. Актуальная версия всегда находится на этой странице, её дата указана вверху. О существенных изменениях мы сообщим пользователям портала по e-mail.