Privaatsuspoliitika

1.Vastutav töötleja ja kontakt

Isikuandmete vastutav töötleja on Tallinn, Aiandi tn 7 korteriühistu (registrikood 80610014), aadress Aiandi tn 7, Mustamäe linnaosa, Tallinn, 12918.

Isikuandmetega seotud küsimuste ja taotluste korral kirjuta ühistu juhatusele e-posti aadressil juhatus@aiandi7.ee. Ühistu ei ole kohustatud määrama andmekaitseametnikku; andmekaitse eest vastutab juhatus.

2.Mida see poliitika hõlmab

Poliitika kehtib veebilehe aiandi7.ee avalike lehtede, elanikuportaali (kabinet), juhatuse haldusliidese, veebivormide ning lehe kaudu saadetavate e-kirjade kohta.

Ühistu töötleb isikuandmeid ka väljaspool veebilehte (nt raamatupidamine, üldkoosolekud, liikmete nimekiri). Seda tehakse korteriomandi- ja korteriühistuseaduse, raamatupidamise seaduse ja ühistu põhikirja alusel. Maja videovalvesüsteemi salvestiste tegemist ja säilitamist reguleerib ühistu videovalve kord; veebilehel töödeldakse ainult salvestiste vaatamise taotlusi ja nende logi.

3.Milliseid andmeid töötleme ja miks

Elanikuportaali konto ja sisselogimine

Kellest

Korteriomanikud ja nende esindajad, juhatuse liikmed ja administraatorid.

Andmed

Nimi, e-posti aadress, telefon (valikuline), korter ja omandi algus, rollid, eelistatud keel, teavituste seaded, viimase sisselogimise aeg. Sisselogimisel: ühekordse koodi räsi, koodi küsimise IP-aadress, seansi IP-aadress ja brauseri tunnus (user agent).

Eesmärk

Turvaline paroolita sisselogimine (kood kehtib 15 minutit), ligipääs ainult enda korteri andmetele, ühistu ja liikmete vaheline suhtlus.

Õiguslik alus

IKÜM art 6 lg 1 p b ja c – liikmesussuhe ja ühistu kohustused korteriomandi- ja korteriühistuseaduse ning põhikirja alusel; turvalogide osas art 6 lg 1 p f – õigustatud huvi kaitsta kontosid kuritarvituste eest.

Pöördumised juhatusele

Kellest

Elanikud ja teised pöörduja(d), kes kirjutavad portaali, kontaktvormi kaudu juhatusele või ühistu e-posti aadressile.

Andmed

Nimi, e-post, telefon (kui see on antud), korter, pöördumise teema, sõnumid ja lisatud failid (nt fotod), pöördumise staatus ja juhatuse vastused. Ühistu e-posti aadressile saadetud kirjad (sh manused) muudetakse automaatselt pöördumiseks.

Eesmärk

Pöördumiste registreerimine, lahendamine ja neile vastamine; juhatuse liikmete teavitamine uutest pöördumistest.

Õiguslik alus

IKÜM art 6 lg 1 p b ja c (liikmete pöördumiste lahendamine ühistu ülesannete täitmisel); muude isikute pöördumiste puhul art 6 lg 1 p f – õigustatud huvi vastata saadud kirjadele.

Kontaktvorm majahaldurile

Andmed

Nimi, e-post, telefon (valikuline), teema ja sõnum.

Eesmärk

Sõnum edastatakse e-kirjaga otse majahaldur (Olemar OÜ)ile; veebilehe andmebaasi seda ei salvestata.

Õiguslik alus

IKÜM art 6 lg 1 p f – õigustatud huvi korraldada maja haldust ja vastata päringutele.

Videosalvestiste vaatamise taotlused

Kellest

Taotluse esitanud elanik, taotlust menetlevad juhatuse liikmed, vaatamisel osalejad.

Andmed

Taotletud ajavahemik, põhjus, märge politsei teavitamise kohta ja toimiku number, kokkulepitud vaatamise aeg, vaatamise tulemus ja osalejad, juhatuse märkmed, salvestise koopia üleandmine politseile või kindlustusseltsile (saaja, aeg, viide), menetluse sündmuste logi.

Eesmärk

Salvestiste vaatamise korraldamine ja dokumenteerimine nii, et iga vaatamine ja üleandmine oleks jälgitav. Salvestiste koopiaid elanikele ei väljastata.

Õiguslik alus

IKÜM art 6 lg 1 p f – õigustatud huvi tagada vara ja inimeste turvalisus ning kontrollida juurdepääsu salvestistele; koopia üleandmisel õiguskaitseasutusele art 6 lg 1 p c.

Kuulutused

Kellest

Kuulutuse lisanud elanik või sisselogimata külaline.

Andmed

Kuulutuse sisu ja fotod, kontaktandmed, mida kuulutuses avaldada otsustad (e-post, telefon, WhatsApp, Telegram); külalise puhul lisaks nimi, e-post, telefon ja saatmise IP-aadress.

Eesmärk

Kuulutuste avaldamine maja kuulutuste tahvlil, külaliste kuulutuste ülevaatamine juhatuse poolt, kuulutaja teavitamine ning rämpsposti tõkestamine.

Õiguslik alus

IKÜM art 6 lg 1 p b – sinu soovil teenuse osutamine; IP-aadressi osas art 6 lg 1 p f – õigustatud huvi vältida kuritarvitusi.

Uue omaniku taotlus

Kellest

Korteri uued omanikud ja ettevõtte esindajad.

Andmed

Korteri number, omandi algus, omanike nimed, e-postid ja telefonid, osa suurus, ettevõtte nimi ja registrikood, esindaja andmed, kinnistusraamatu väljavõte (fail), märkused, nõusoleku aeg, saatmise IP-aadress, juhatuse otsus ja selle põhjendus.

Eesmärk

Omaniku vahetuse kontrollimine, liikmete nimekirja ajakohastamine ja uutele omanikele portaali ligipääsu andmine.

Õiguslik alus

IKÜM art 6 lg 1 p c – korteriomandi- ja korteriühistuseadusest tulenev kohustus pidada liikmete üle arvestust; art 6 lg 1 p b – liikmesussuhe.

E-posti teavitused

Andmed

Nimi, e-post, eelistatud keel, teavituste seaded ja ühekordse teavitustest loobumise lingi tunnus.

Eesmärk

Teated uute dokumentide, uudiste ja kuulutuste kohta, pöördumiste ja taotluste olekumuutused, sisselogimiskoodid.

Õiguslik alus

Teenusekirjad (sisselogimiskood, vastus sinu pöördumisele) – IKÜM art 6 lg 1 p b. Teavitused uutest dokumentidest, uudistest ja kuulutustest – art 6 lg 1 p f; neist saad igal ajal loobuda iga kirja lõpus oleva lingi või profiili seadete kaudu.

Dokumendid ja uudised

Portaalis avaldatavad ühistu dokumendid (nt koosolekute protokollid, aruanded) võivad sisaldada isikuandmeid. Need on kättesaadavad ainult sisselogitud liikmetele, kui dokumendi juures ei ole märgitud teisiti. Alus: IKÜM art 6 lg 1 p c (liikmete teavitamine seaduse ja põhikirja alusel).

Saidi eelvaate ligipääs

Kui leht on parooliga kaitstud, salvestatakse pärast õige parooli sisestamist küpsis, mis jätab ligipääsu meelde. Küpsis ei sisalda parooli ega isikuandmeid.

Turvalisus ja tehnilised logid

Veebiserver salvestab tehnilisi logisid (IP-aadress, aeg, küsitud aadress, brauseri tunnus), et tagada teenuse toimimine ja avastada ründeid. Alus: IKÜM art 6 lg 1 p f – õigustatud huvi tagada infoturve.

4.Küpsised ja seadme salvestusruum

Kasutame ainult esimese osapoole küpsiseid, mis on lehe toimimiseks hädavajalikud – nende jaoks nõusolekut ei küsita. Analüütika-, reklaami- ega jälgimisküpsiseid me ei kasuta. Veebileht ei salvesta andmeid brauseri localStorage'isse.

Valikulist välist sisu (YouTube'i video) laaditakse ainult siis, kui oled lubanud kategooria „Väline meedia”. Oma valikut saad igal ajal muuta lehe jaluses oleva lingi „Küpsiste seaded” kaudu.

5.Väline sisu ja lingid

• YouTube (Google Ireland Ltd): video laaditakse privaatsust parandavast youtube-nocookie.com domeenist ja ainult sinu nõusolekul. Video laadimisel saab Google sinu IP-aadressi ja võib salvestada küpsiseid; vt Google'i privaatsuspoliitika.
• Kaardid ja teekonnad: piirkonna lehel olevad lingid avavad Google Mapsi või OpenStreetMapi alles siis, kui neile klõpsad. Teekonnaaegade arvutamisel teeb päringuid ainult meie server, sinu andmeid ei edastata.
• Pildid: uudiste ja kuulutuste pildid on üldjuhul salvestatud meie serverisse. Kui pilt on lisatud välise aadressiga, laaditakse see otse selle serverist ja see server näeb sinu IP-aadressi.
• WhatsApp, Telegram, e-post ja telefon: kuulutuste kontaktnupud avavad vastava rakenduse ainult sinu klõpsu peale.

6.Andmete saajad ja volitatud töötlejad

Isikuandmetele on ligipääs ühistu juhatuse liikmetel ja administraatoritel ulatuses, mis on vajalik nende ülesannete täitmiseks. Andmeid ei müüda ega anta turunduseks kolmandatele isikutele.

• Majutus- ja e-posti teenuse pakkujad Euroopa Liidus – serverid, andmebaas, varukoopiad ja e-kirjade saatmine (volitatud töötlejad).
• ITABIKS (itabiks.ee) – veebilehe arendaja ja tehniline hooldaja (volitatud töötleja), kellel võib hoolduse käigus olla ligipääs andmetele.
• Majahaldur Olemar OÜ – haldurile adresseeritud kontaktvormi sõnumid ja haldusega seotud pöördumised.
• Politsei ja kindlustusseltsid – videosalvestise koopia ja seotud andmed ainult menetluse või kindlustusjuhtumi korral.
• Riigiasutused, kohus, audiitor/revident – kui see tuleneb seadusest.

Volitatud töötlejad töötlevad andmeid ainult ühistu juhiste järgi ja lepingu alusel, mis kohustab neid tagama andmete konfidentsiaalsuse ja turvalisuse.

7.Andmete edastamine väljapoole Euroopa Majanduspiirkonda

Me ei edasta isikuandmeid teadlikult väljapoole Euroopa Majanduspiirkonda. Erandiks võib olla YouTube'i video laadimine sinu nõusolekul – sel juhul kehtivad Google'i andmeedastuse tingimused (sh EL–USA andmekaitseraamistik ja tüüptingimused).

8.Kui kaua andmeid säilitame

Säilitame andmeid ainult nii kaua, kui see on eesmärgi jaoks vajalik või seadusega nõutud. Pärast tähtaja möödumist andmed kustutatakse või muudetakse anonüümseks.

9.Sinu õigused

Isikuandmete kaitse üldmääruse alusel on sul õigus:

• saada teavet ja koopia enda kohta töödeldavatest andmetest;
• nõuda ebatäpsete andmete parandamist (nime, telefoni, keele ja teavitusi saad muuta ka ise portaali profiilis);
• nõuda andmete kustutamist, kui nende töötlemiseks ei ole enam alust;
• nõuda töötlemise piiramist;
• esitada vastuväiteid õigustatud huvil põhinevale töötlemisele, sh loobuda teavituskirjadest;
• saada enda esitatud andmed masinloetaval kujul (andmete ülekandmine);
• võtta nõusolek igal ajal tagasi (nt küpsiste seadetes) – see ei mõjuta varasema töötlemise seaduslikkust.

Õigused ei ole absoluutsed: näiteks ei saa me kustutada andmeid, mida peame säilitama seaduse alusel või mida on vaja õigusnõude esitamiseks või kaitsmiseks.

10.Kuidas õigusi kasutada

Saada taotlus e-posti aadressil juhatus@aiandi7.ee. Vastame hiljemalt ühe kuu jooksul; keeruka taotluse korral võib tähtaeg pikeneda kuni kahe kuu võrra, millest anname teada. Enne andmete väljastamist võime paluda sinu isikut tuvastada (nt vastus samalt e-posti aadressilt, mis on portaali kontol, või digiallkirjastatud taotlus).

11.Kaebuse esitamine

Kui leiad, et sinu isikuandmete töötlemisel on rikutud sinu õigusi, palume esmalt pöörduda juhatuse poole – püüame olukorra kiiresti lahendada.

Sul on alati õigus esitada kaebus Andmekaitse Inspektsioonile: Tatari 39, 10134 Tallinn, e-post info@aki.ee, www.aki.ee, või pöörduda kohtusse.

12.Automatiseeritud otsused

Me ei tee automatiseeritud otsuseid ega profileeri isikuid. Kuulutuste ja uue omaniku taotluste üle otsustab alati juhatuse liige.

13.Turvameetmed

• Andmeside on krüpteeritud (HTTPS); seansiküpsised on HttpOnly ja Secure.
• Paroolita sisselogimine ühekordse koodiga, piiratud katsete ja päringute arvuga; koode ja seansitunnuseid hoitakse ainult räsina.
• Rollipõhine ligipääs: elanik näeb ainult enda korteri andmeid, juhatuse andmetele pääsevad ligi ainult juhatuse liikmed.
• Kinnistusraamatu väljavõtted hoitakse avalikust veebikaustast eraldi ja on kättesaadavad ainult juhatusele.
• Videosalvestiste vaatamised ja üleandmised logitakse.
• Regulaarsed varukoopiad ja tarkvarauuendused.

14.Poliitika muudatused

Võime poliitikat muuta, kui muutub andmetöötlus või õigusaktid. Kehtiv versioon on alati sellel lehel ja selle kuupäev on toodud lehe ülaosas. Olulistest muudatustest teavitame portaali kasutajaid e-posti teel.